Blog over Apostle

Een Social shift in vijf stappen | Stap 2: Inrichten organisatie

In onze vorige blog in de reeks 'Een Social shift in vijf stappen' lieten we zien hoe je een contentstrategie ontwikkelt. Zodra je de strategie hebt ontworpen, staat de fundering van je Social shift project. De volgende stap binnen de implementatie is het inrichten van je organisatie op basis van rollen, structuur en planning. Wij helpen je hierbij graag op weg, en nemen je in deze blog stap-voor-stap mee door de ideale inrichting van jouw organisatie volgens de Social shift methodiek.

Binnen een Social shift traject is een goede organisatiestructuur van groot belang. Als Social Master ben jij verantwoordelijk voor de selectie van jouw ambassadeurs. Wie kies je? En waar moeten zij aan voldoen? Bovendien moeten jouw ambassadeurs op hun beurt weten wat er van hen verwacht wordt, en welke rol zij bekleden binnen het project. Daarnaast moeten een aantal structurele meetups gepland moeten om de voortgang van het project te bewaken en de resultaten te bespreken. Werk aan de winkel dus!

Praat met onze expert Koen Jordaans over de mogelijkheden voor jouw organisatie!

Structuur: Rollen

Een succesvol Social shift project bevat een duidelijke rollenstructuur. Deze structuur biedt houvast voor je medewerkers, maar ook voor jezelf. Zo heeft iedereen binnen het project helder wat er van hen verwacht wordt:

  • Social Master
  • Social Activator
  • Social Creator
  • Social Ambassador

Social Master

Een Social Master is de projectmanager en eindverantwoordelijke van het Social shift project. Hij is verantwoordelijk voor het opstellen van de contentstrategie, het verspreiden van de social media content via Apostle en het faciliteren van zijn/haar ambassadeurs met behulp van sessies, challenges en activatiemiddelen. In de praktijk is dit vaak een communicatie- of marketingmanager, die hierin een coördinerende rol vervult.

Kerntaken:

  • Faciliteert alle betrokkenen met content, kennis en activatiemiddelen;
  • Eindverantwoordelijk voor de Social Shift;
  • Verspreiden van content via Apostle platform.
Visual Rolverdeling

Social Activator (tussenrol)

De Social Activator is een tussenrol die niet binnen iedere organisatie benodigd is. Met name in grote organisaties zien we vaak dat een Social Master het project niet alleen draaiend kan houden. In deze gevallen schakelen zij de Social Activators in. Deze ambassadeurs zijn vaak interne influencers, zoals afdelingsleiders, projectleiders of managers. Zij helpen de Social Master bij het activeren van de overige ambassadeurs. Zij stimuleren en motiveren collega’s om actief deel te nemen aan het project. De Social Activator focust zich voornamelijk op de Social Creators, want zij zijn verantwoordelijk voor het aanleveren van authentieke, echte verhalen van je organisatie.

Kerntaken:

  • Interne influencer binnen je organisatie;
  • Voelsprieten van de Social Master;
  • Activeert de Social Creators zodat zij verhalen aanleveren;
  • Plaatsen van authentieke berichten op persoonlijke social mediakanalen.

Social Creator

Social Creators zijn ambassadeurs die noemenswaardige verhalen vastleggen en aanleveren bij de Social Master zodat deze hier professionele berichten van kan maken. Denk bijvoorbeeld aan foto’s en video’s van succesmomenten en events, maar ook aan nieuwsberichten of blogartikelen uit de branche die relevant zijn. Zij zorgen voor de echte authentieke verhalen, rechtstreeks van de werkvloer. De Social Creator wordt geactiveerd door de Master en optioneel de Activators. Zij voorzien de Social Creator van voorbeelden, inspiratie en challenges aan de hand van de contentstrategie.

Kerntaken:

  • Vastleggen van waardevolle deelbare momenten;
  • Plaatsen van authentieke berichten op persoonlijke social media.
Social creator visual

Social Ambassador

De Social Ambassadors zijn alle mensen in de organisatie of daarbuiten die berichten verspreiden via hun eigen sociale netwerken. Dit is de minst tijdrovende taak, maar wel de taak waar het uiteindelijk allemaal om draait. De Social Ambassadors krijgen via het Apostle platform continu relevante verhalen voorgesteld. Zij kiezen altijd zelf welke berichten ze wel of niet delen, en blijven dus altijd eindredacteur van hun eigen kanaal. Deze rol is ideaal voor mensen met wat minder social media ervaring, die toch graag actief willen zijn. Via de e-learning worden zij langzaamaan getraind tot Social Creator.

Structuur: Werving van ambassadeurs

Voordat je aan de slag gaat met een Social shift project, moet je goed in kaart hebben wie je huidige ambassadeurs zijn en in welke medewerkers je nog meer potentie ziet. Bedenk van tevoren goed wie je gaat betrekken en waarom? Houd hierbij ook rekening met de grootte van hun netwerken en zorg voor een diversiteit aan ambassadeurs binnen je organisatie. Als Social Master wil je namelijk graag vanuit verschillende vakgebieden binnen je organisatie content binnenkrijgen, die perfect aansluit op jouw contentstrategie.

Wie ga je betrekken?

In de meeste gevallen start een Social shift project met een pilotgroep van maximaal 50 enthousiaste collega’s met feeling voor social media; de early adaptors. Deze ambassadeurs staan vaak in nauw contact met jouw beoogde doelgroep en hebben gevoel voor communicatie. Dit zijn met name ook collega's die dagelijks op de ‘werkvloer’ aanwezig zijn, bijvoorbeeld de verkopers in de winkel, de zorgverleners aan het bed of de accountmanagers in het veld. En dan het liefst een mooie afspiegeling van je organisatie op het gebied van bijvoorbeeld sekse, leeftijd en eventueel locatie. In een later stadium bouw je deze groep uit met nieuwe collega’s, maar ook klanten of andere stakeholders.

Houd bij het selecteren van je ambassadeurs rekening met de volgende dingen:

  • Welke ambassadeur kan de juiste input aanleveren conform de contentstrategie?
  • Hoe groot is het netwerk van deze ambassadeur, en hoe draagt dat bij aan onze totale output?
  • Kan deze ambassadeur nadrukkelijk bijdragen aan onze bedrijfsdoelstellingen?

Door telkens terug te vallen op je contentstrategie, doelgroepen en doelstellingen kom je sneller tot een ideale groep met ambassadeurs.

Hoe ga je ze betrekken?

Nu je een selectie hebt gemaakt, wordt het tijd voor de uitnodiging voor het project. Dit kan per mail, tijdens een sessie of een persoonlijk gesprek. Maar op welke manier je potentiële ambassadeurs ook uitnodigt, probeer altijd te vertellen wáárom je de Social shift gaat implementeren, hoe je dat gaat doen en wat dit voor hen betekent. Houd ook rekening met de motivatie van de deelnemer. Trigger hen door goed aan te geven wat er voor de ambassadeur te winnen valt door deelname aan de Social shift. Bijvoorbeeld het behalen van carrière doelstellingen, het uitbreiden van hun netwerk of meer kennis opdoen over social media. Collega’s met een intrinsieke motivatie om deel te nemen zullen vanzelfsprekend actievere ambassadeurs worden.

Er zijn talloze middelen die je kunt gebruiken om jouw ambassadeurs te informeren en uit te nodigen. Denk hierbij aan een mail, landingspagina of bijvoorbeeld een infographic. Toch werkt één middel altijd het best; een video-oproep van een interne influencer, zoals een CEO of manager. Zodra zij het belang van het project uitdragen, creëer je sneller draagvlak binnen je organisatie.

Let goed op: ben in je uitnodiging altijd open en transparant. Je gaat medewerkers vragen om hun persoonlijke kanaal in te zetten voor bedrijfsdoeleinden. Voor sommige mensen kan dit in het begin onwennig voelen. Benadruk daarom altijd de toegevoegde waarde voor henzelf en zorg dat iedereen weet dat zij áltijd eindredacteur van hun eigen kanaal blijven.

Download 2

Structuur: Meet-ups

Er zijn verschillende middelen waarop je medewerkers kunt activeren om actief te worden op social media. Meetups zijn er hier één van. Een meetup wordt georganiseerd om verhalen te verzamelen, ambassadeurs te inspireren en mobiliseren en om draagvlak te creëren bij de ambassadeurs. Het is bedoeld om samen met je Social Activators en Social Creators te evalueren en vooruit te kijken. Je overlegt wat goed en minder goed heeft gewerkt, en laat bovendien de succesvolle voorbeelden ter inspiratie zien.

Vervolgens ga je samen op zoek naar nieuwe verhalen voor de komende tijd. Wat staat er in de agenda’s van ambassadeurs? Waar kun je als organisatie en ambassadeur nog op inhaken? Kijk hierbij goed naar de actualiteit en geef vooral directe opdrachten mee. Onze tip? Pak áltijd de contentstrategie erbij en zorg dat je op zoek gaat naar content die past bij de opgestelde boodschappen uit de strategie. Zo borg je de kwaliteit van je content en ben je concreet richting je ambassadeurs. Normaliter volstaat een maandelijkse meetup, maar pas de frequentie vooral aan op de behoeftes vanuit jouw eigen organisatie.

Geen tijd of ruimte om een meetup te plannen? Probeer dan aan te sluiten bij bestaande sessies en zet de Social shift kort op de agenda. Dit zijn vaak momenten waarop veel ambassadeurs bij elkaar zijn, en vergroot de kans dat men ook daadwerkelijk aanwezig is. In de beginfase is het cruciaal om de Social shift top of mind te krijgen en te houden. Ben hierin zelf ook creatief en zoek naar haakjes om ambassadeurs te kunnen inspireren en activeren. Dit kan bijvoorbeeld tijdens het wekelijkse koffiemoment op maandagochtend tot de dagelijkse sales stand-up. In de huidige tijden bieden digitale tools ook voldoende ruimte om meetups uit te voeren met een selecte groep ambassadeurs.

Een laatste tip vanuit onze kant: maak concrete afspraken met de deelnemers. Dit maakt het minder vrijblijvend en vergroot de kans dat je nieuwe verhalen aangedragen krijgt. Zorg ook dat je deze actiepunten evalueert in de volgende meetup. Zo borg je dat de actiepunten ook daadwerkelijk uitgevoerd worden, en dat de ambassadeurs het Social shift project serieus benaderen.

Structuur: Contentplanning

Een laatste onderdeel om jouw Social shift project goed te implementeren in de organisatie naast meet-ups en een contentstrategie, is een contentplanning. Gebruik een overzichtelijke contentplanning om te bepalen welke content op welk moment gedeeld kan worden met jouw doelgroep. In onze templates vind je een Excel bestand, waarin je zowel wekelijks als dagelijks vooruit kunt plannen. Werk je liever online? Gebruik dan de gratis projectmanagement tool Trello. Het werkt als een ouderwets prikbord, alleen dan digitaal. Je werkt hierin heel gemakkelijk samen met je volledige marketingteam. Hanteer kleurenlabels voor je middelen, wijs taken toe aan bepaalde teamleden en integreer je deadlines in je planning. Een simpel, maar erg effectief middel om je contentplanning te borgen.

Heb je even geen inspiratie voor je contentplanning? Gebruik dan bijvoorbeeld de inhaakkalender van Apostle. Onze inhaakkalender geeft je een handig overzicht van bijzondere dagen en evenementen het komende jaar, waar jij met je social media berichten en andere content op kunt inspelen. Ons laatste advies? Ga wekelijks met elkaar om tafel om de contentplanning aan te vullen op basis van de overkoepelende strategie. Alleen op die manier borg je de kwaliteit van je content en zorg je ervoor dat al jouw boodschappen ook daadwerkelijk tot uiting komen.

Et voilá, jouw organisatie is op strategisch niveau klaar voor de Social shift!

Heb je vragen over het implementeren van de Social shift structuur in jouw organisatie? Laat het me weten via stefan.kapteijns@apostle.nl . In het volgende blog vertellen we meer over directe implementatiemethodes van de Social shift.